Excel图表制作的13个操作，含插入销售业绩图表、显示数值、趋势线、数字重叠和把文字横斜排显示及更新

在 Excel 中，可以把一个表格制作成图表，例如把不同年份每个月的销售业绩制作成图表，从而实现直观的对比每年同月的销售业绩。把表格数据制作为图表时，有时数据的行列不一定符合制成图表的要求，需要做相应的调整，特别是分类分项多的时候。

把表格数据制成图表后，可以显示数值、趋势线、误差线和网络线等；如果遇到水平 X 轴的文字倒显示不便于阅读，需要把它们竖排、横排或斜排显示；如果有不同柱形条的数字重叠在一起，不便阅读，需要把它们分离；如果图表样式不符合要求，需要调整颜色或更换样式；此外，添加数据后把新数据添加到图表。

一、Excel图表制作

（一）插入图表

1、以制作销售业绩图表为例。选中表格任意一个单元格，按 Ctrl + A 全选表格，选择“插入”选项卡，单击“柱形或条形”图标，在弹出的样式中选择第一个“簇状柱形图”，则在表格右边生成预览图表，单击一下，则以表格数据生成簇状柱形图，把它移到表格右边；操作过程步骤，如图1所示：

图1

2、表格中有不同年份和月份，每个月还分为“成本”和“销售额”两项，因此要把表格制作成操作中的样式，否则无法生成在 X 轴显示不同年份同一月的“成本”和“销售额”。

（二）调整图表

1、修改图表标题。单击“图表标题”选中它，再单击一下其中的文字把光标定位到里面，按 Ctrl + A 全选文字，把“2017-2018 下半年成本与销售业绩图表”复制到里面（也可以直接输入图表名称），则图表标题修改好；操作过程步骤，如图2所示：

图2

2、把 X 轴文字显示为横排、坚排或斜排。右键 X 轴，在弹出的菜单中选择“设置坐标轴格式”，在窗口右边打开“设置坐标轴格式”小窗口，选择“大小与属性”图标（右起第二个），单击“文字方向”右边的下拉列表框，在弹出的菜单中选择“坚排”，则 X 轴下的文字“成本与销售额”变为坚排；再次单击此下拉列表框，选择“横排”，由于空间太少，只显示了“成本”，没有显示“销售额”，在“自定义角度”右边输入 30，按回车或点击一下别处，则“销售额”显示出来且与“成本”变为斜排；操作过程步骤，如图3所示：

图3

二、Excel图表制作的基本操作

（一）图表元素

　1、数据标签。

A、单击“橙色”的柱形条，单击图表右上角的“图表元素”图标，点击“数据标签”勾选它，则在所选柱形条的上面显示“销售额”数值，再次点击“数据标签”取消勾选；单击图表任意空白处，再勾选“数据标签”，则所有柱形条上都显示数值；操作过程步骤，如图4所示：

图4

B、调整柱形条粗细与重叠（或距离）。右键柱形条上的数值，在弹出的菜单中选择“设置数据系列格式”，在窗口右边打开“设置数据系列格式”小窗口，把“系列重叠”的数值改为 27%，按回车，蓝色柱形条与橙色柱形条重叠在一起（重叠部分为 27%），再把“系列重叠”数值改为 57%，蓝色柱形条和橙色柱形条离开了；把“分类距离”改为 117%，柱形条都加粗了；操作过程步骤，如图5所示：

图5

C、更改数据标签形状。右键要更改形状的数据标签，在弹出的菜单中选择“更改数据标签形状”，在展开的形状样式中选择一种形状（如“矩形标注”），则选中的一类数据的外框变为所选形状；操作过程步骤，如图6所示：

图6

D、调整数值位置分离重叠的数值。右键蓝色柱形条的数值（即重叠数值下面的数值），在弹出的菜单中选择“设置数据标签格式”，在右边打开“设置数据标签格式”小窗口，“标签位置”选择“居中”，则选中数值到了其柱形条的中间位置，同时把重叠数值分离；勾“标签包括”下面的“系列名称”，把其中一个数值拖到空白处，数值前多了个年份 2017，说明“系列名称”在这里是指“列”年份，再勾选“类别名称”，2017 后又增加了“7月 销售额”，说明“类别名称”是指“年份 + 成本或销售额”；操作过程步骤，如图7所示：

图7

以上操作用到的快捷键分别为：

打开“设置数据系列格式”窗口快捷键：Shift + F10 + I，按键方法为：选中数值，按 Shift + F10，再按 I；

更改数据标签形状快捷键：Shift + F10 + C，按键方法为：选中数值，按 Shift + F10，再按 C；

打开“设置数据标签格式”窗口快捷键：Shift + F10 + F + F，按键方法为：选中数值，按 Shift + F10，再按两次 F；

2、数据表、误差线、网络线和图例。

A、数据表。单击一下图表任意处选中它，使图表右上角出现三个图标，单击“图表元素（即加号）”图标，在弹出的选项中勾选“数据表”，则 X 轴下出现不同年份每个月“成本和销售额”的具体数值，数值大的用科学记数法表示；单击“数据表”右边的黑色小三角，在展开的子选项中，默认选择“显示图例项标示”，选择“无图例项标示”，X 轴左边蓝色和橙色方块不见了，再选择“显示图例项标示”，这两个方块又出来了，说明“图例项标示”是用于对应数据与柱形条。

B、误差线。勾选“误差线”，在每条柱形条上出现“工”字形的误差线，单击“误差线”右边的黑色小三角，共有三个选项，分别为“标准误差、百分比和标准偏差”，即可用这三种方式表示误差。

C、网络线。勾选“网络线”，图表中出现水平网络线，再单击“网络线”右边的黑色小三角，勾选“主轴主要垂直网络线”，则显示垂直的网络线；还有“主轴次要水平网络线和主轴次要垂直网络线”，前者是指把 Y 轴两个主轴刻度之间的小刻度（像尺子上的厘米之间的毫米）连接起来的水平线，例如 Y 轴 0 到 20000 之间有四个小刻度，把这四个小刻度连接起来便是主轴次要水平网络线；后者是指“成本和销售额”两柱形条之间的垂直线。

D、图例。单击“图例”取消勾选，则图表最下面的 2017 和 2018 及它们前的小方块不见了，说明图例便是指它们；再次勾图例，它们又出现了；单击“图例”右边的黑色小三角，可以把“图例”放到图表左右、顶部和底部，选择左边，它们显示到左边，选择“底部”，它们又显示到底部；操作过程步骤，如图8所示：

图8

3、趋势线。

选中图表，单击“图表元素”图标，勾选“趋势线”，弹出“添加趋势线”小窗口，选择 2017，单击“确定”，则给“成本”添加了趋势线，选中该趋势线，单击“趋势线”右边的黑色小三角，在弹出的选项中选择“双周期移动平均”，则趋势线变所选样式；单击图表外的任意空白处，关闭选项，再选中趋势线，按 Delete 把它删除；操作过程步骤，如图9所示：

图9

（二）图表样式

选中图表，单击它右上角“图表样式”图标，在弹出来的样式中选择一种样式，例如第二种，则图表应用该样式；选择“颜色”选项卡，选择一种颜色，如“彩色”下的第一种，图表柱形条变为所选择颜色；操作过程步骤，如图10所示：

图10

（三）图表筛选器

1、数值。选中图表，单击“图表筛选器”图标，当前为“数值”选项卡，不勾选“系列”下的 2017 和“类别”下的“7月 成本”，单击“应用”，则 2017 年的数据和 2018 的 7 月的“成本”不见了；在这里“系列”是指每年的数据，“类别”是指一个系列中的一项，要显示什么勾选即可。

2、名称。选择“名称”选项卡，“系列”选择“无”，“类别”选择“列 B”，单击“应用”，则原来的系列 2017 不见了，系列 2018 也变为“系列 2”，X 轴的“月份”也不见，因为“类别”没有选择“列 A”；操作过程步骤，如图11所示：

图11

三、Excel图表制作，数据修改后更新

（一）添加删除行后的更新

选中 12、13 行，右键它们，在弹出的菜单中选择“删除”，则选中的两行被删除，图表也自动删除 12 月的数据；再把删除的数据复制回来，图表并没有自动增加它们，右键图表，在弹出的菜单中选择“选择数据”，打开“选择数据源”窗口，把“图表数据区域”改为=Sheet1!$A$1:$D$13（即把 $D$11 改为 $D$13），按回车“确定”，图表中添加“12月”数据；操作过程步骤，如图12所示：

图12

添加新列后，Excel 也不会自动把新列添加到图表中，要把它添加到图表中，方法跟添加新行后一样，即修改“图表数据源”即可。

（二）删除列后的更新

右键列号 D，在弹出的菜单中选择“删除”，把 D 列删除，同时弹出一个提示引用错误的窗口，单击“确定”即可；右键图表，在弹出的选项中选择“选择数据”，打开“选择数据源”窗口，选中 #REF!，单击“删除”，把它删除，再单元“确定”，则图表中的引用错误 #REF! 被删除；操作过程步骤，如图13所示：

图13